Algemene voorwaarden

Artikel 1. Definities

newphase bv is de Opdrachtnemer, ingeschreven in de KBO onder nummer 0795.689.713, met maatschappelijke zetel te Dries 23, 8510 Bellegem, en wordt vertegenwoordigd door Hase Seghers, zaakvoerder.
Opdrachtgever is elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die beroep wenst te doen op de Diensten van newphase bv en daartoe een Opdrachtovereenkomst afsluit met newphase.
Diensten duidt op de door newphase aangeboden Diensten zoals deze in een Opdrachtovereenkomst beschreven worden. De Diensten van newphase kunnen onder andere omvatten: opmaken van een groeiplan, adviesverlening en coaching, interim management, strategische dienstverlening …
Opdrachtovereenkomst betekent de overeenkomst die tussen newphase en de Opdrachtgever tot stand komt en bestaat uit deze Algemene voorwaarden en de Bijzondere voorwaarden in de specifieke Opdrachtovereenkomst.
Partijen: in deze overeenkomst worden de Opdrachtnemer en de Opdrachtgever samen de Partijen genoemd.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, wordt elke overeenkomst tussen newphase en haar Opdrachtgever afgesloten onder de hiernavolgende voorwaarden.
De Opdrachtgever verklaart kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en deze te aanvaarden.
De toepasselijkheid van de, al dan niet afwijkende, algemene voorwaarden van de Opdrachtgever wordt door newphase niet aanvaard. Er wordt waar nodig een compromis gevonden.

Artikel 3. Totstandkoming van de Opdrachtovereenkomst

Elk voorstel door newphase is vrijblijvend en 30 dagen geldig vanaf de offertedatum.
Pas nadat een opdracht door newphase en de Opdrachtgever wordt aanvaard via een ondertekende Opdrachtovereenkomst komt de overeenkomst tussen newphase en de Opdrachtgever effectief tot stand. Deze Opdrachtovereenkomst is gebaseerd op de ten tijde van de opmaak verstrekte informatie en er wordt verondersteld dat deze op het moment van de ondertekening de opdracht juist en volledig weergeeft. De Opdrachtovereenkomst komt in de plaats van, en vervangt, alle eventuele eerdere voorstellen, correspondentie, afspraken of andere communicatie, mondeling of schriftelijk.
newphase heeft het recht om wijzigingen in de kost van de uitvoering van de opdracht bovenop de bedongen prijs aan te rekenen in geval van specifieke wijzigingen, zoals bijvoorbeeld de kostprijs van specifieke software e.d. of als gevolg van de kwaliteit van door de Opdrachtgever aangeleverde goederen, wanneer deze zich voordoen na aanvaarding van de offerte maar voor de uitvoering van de opdracht. Taksen en lasten zijn steeds voor rekening van de Opdrachtgever.

Artikel 4. Scope van de Diensten

De van newphase gevraagde Diensten zullen uitgevoerd worden binnen een per Dienst overeengekomen Termijn. Wanneer er zich zaken (kunnen) voordoen die de stipte uitvoering kunnen bemoeilijken of juist vergemakkelijken, zullen de Partijen elkaar hierover inlichten. Het is hierdoor mogelijk, na uitdrukkelijke onderlinge overeenkomst, deze termijnen aan te passen.
newphase zal de Diensten uitvoeren volgens haar eigen beproefde manier van werken, rekening houdend met alle door de Opdrachtgever verstrekte specificaties en informatie.
De Opdrachtgever verbindt zich ertoe alle (contact)gegevens, documenten, rapporten, toegangen, contactpersonen … die newphase volgens haar oordeel nodig heeft voor het correct en stipt uitvoeren van de Diensten, tijdig en in de door newphase gewenste vorm en wijze ter beschikking te stellen. Wat de beschikbaarheid van personen betreft, wordt per Dienst en eventuele uitvoeringsfase een planning afgestemd.
newphase van haar kant stelt bij de uitvoering van de Diensten al haar competenties, ervaring en kennis ter beschikking om de Diensten volgens de regels van de kunst uit te voeren, zoals het een gespecialiseerde dienstverlener past.
newphase is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, die ontstaat doordat newphase is uitgegaan van door of namens de Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.
Indien newphase aansprakelijk mocht zijn voor enigerlei schade, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot maximaal tweemaal de factuurwaarde van de Diensten waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft. De aansprakelijkheid van newphase ten opzichte van de Opdrachtgever is in ieder geval beperkt tot het bedrag van de door haar verzekeraar gedane uitkering.
newphase is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Zij is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, zoals maar niet beperkt tot: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en/of schade door bedrijfsstagnatie.

Artikel 5. Omstandigheden van de Dienstverlening

De Opdrachtnemer zal de nodige tijd besteden aan de uitvoering van huidige overeenkomst zoals het een goede dienstverlener past. De Opdrachtnemer is volkomen vrij in de organisatie van haar werk en over haar tijdsindeling en bepaalt vrij op welke plaats zij de Diensten levert, met respect van de vooropgestelde overeengekomen deadlines en termijnen van de Opdrachtgever. Het aantal werkdagen per week kan in onderling akkoord tussen de Partijen worden gewijzigd naargelang de workload bij de Opdrachtgever en de haalbaarheid qua inplanning.
De Diensten worden geleverd op zelfstandige basis. De Opdrachtnemer zal geen rechtstreekse instructies krijgen van de Opdrachtgever over de organisatie van haar werk, noch zal de Opdrachtgever geheel of gedeeltelijk een werkgeversgezag uitoefenen. De Opdrachtnemer zal zich niet als werknemer beschouwen, aangezien de relatie met de Opdrachtgever niet gebaseerd is op een arbeidsovereenkomst maar op een Opdrachtovereenkomst.
Partijen aanvaarden dat er voor de Opdrachtnemer ten aanzien van de Opdrachtgever geen exclusiviteitsverplichting bestaat. Er wordt dan ook, voor zover nodig, uitdrukkelijk aanvaard en erkend dat de Opdrachtnemer ook opdrachten van derden kan aanvaarden, zonder dat dit uiteraard de correcte en loyale uitvoering van de door de Opdrachtnemer aanvaarde Diensten in gedrang mag brengen.
De Opdrachtnemer mag gebruikmaken van de infrastructuur en de documentatie van de Opdrachtgever nodig voor het leveren van de Diensten.
De Opdrachtnemer zal verslag uitbrengen over haar werkzaamheden zoals de Partijen het noodzakelijk achten voor de goede uitvoering van de verplichtingen die voor de Partijen uit deze overeenkomst voortvloeien, op de afgesproken manier en frequentie. De Opdrachtnemer zal echter niet gevraagd worden zich te verantwoorden over werktijden.

Artikel 6. Vergoeding, betalingstermijn en kosten

De vergoeding voor de Diensten wordt opgenomen in de Opdrachtovereenkomst. Prijs- en andere vermeldingen in promotionele publicaties van newphase zijn niet bindend tenzij er schriftelijk een geldigheidsduur wordt vermeld.
Elke betalingsuitnodiging of factuur van newphase moet door de Opdrachtgever uiterlijk 14 dagen na factuurdatum worden voldaan, op de wijze tussen de Partijen overeengekomen en volgens de factuurvoorwaarden van de Opdrachtnemer.
Betwistingen van het gefactureerde bedrag of omtrent de uitvoering van de Diensten (zie Artikel 8. Betwistingen) schorten de betalingsverplichting van de Opdrachtgever niet op. Indien de Opdrachtgever nalaat de factuur binnen de hierboven vermelde termijn te betalen zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een conventionele verwijlintrest van 5 % per maand op het niet-betaalde bedrag beginnen te lopen tot het nog verschuldigde bedrag voldaan werd.
Alle in redelijkheid gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso)kosten, die newphase dient te maken ingevolge de niet-nakoming van de betalingsverplichting door de Opdrachtgever, komen ten laste van de Opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen minstens 30 % van het verschuldigde bedrag met een minimum van € 150.

Artikel 7. Duur, beëindiging, annulatie en wijziging

Een beëindiging, annulatie of wijziging van een Opdrachtovereenkomst is pas geldig als deze schriftelijk gebeurt en na ontvangstbevestiging door newphase.
Indien de Opdrachtgever zou beslissen om de samenwerking stop te zetten en de Diensten te beëindigen of niet langer te verlengen, zal deze tenminste 2 maanden vooraf een schriftelijke voorafgaande kennisgeving hiervan doen aan de Opdrachtnemer. In dezelfde redenering zal de Opdrachtnemer een schriftelijke voorafgaande kennisgeving doen aan de Opdrachtgever, ten minste 2 maanden vooraf, indien zij zou beslissen om de samenwerking stop te zetten, en de Diensten te beëindigen of niet langer te verlengen. In de mate dat de beëindigende Partij een te korte opzegtermijn in acht zou nemen, zal deze een verbrekingsvergoeding moeten betalen aan de andere Partij die overeenstemt met de niet gerespecteerde, resterende duur van de opzegtermijn.
Algemeen geldt dat los van de overige bepalingen van de Opdrachtovereenkomst, een Opdrachtovereenkomst te allen tijde en zonder rechterlijke tussenkomst door elk van beide Partijen en mits aangetekend schrijven, beëindigd kan worden in geval van uitzonderlijke omstandigheden zoals
1. Faillissement of ontbinding van een van de Partijen;
2. Bedrog, een grove of opzettelijke fout, of ernstige nalatigheid gepleegd door een Partij;
3. Overmacht zoals onder meer maar niet beperkt tot: technische problemen, een crash of black-out van een informaticasysteem, infectie van software door een virus …;
4. Overlijden of blijvende fysieke of mentale ongeschiktheid van de fysieke persoon die door de Opdrachtnemer wordt ingeschakeld voor de uitvoering van deze Overeenkomst en bij gebreke aan een door de Opdrachtnemer in voorkomend geval voorgestelde vervanger die door de Opdrachtgever wordt aanvaard.

In geval van dergelijke omstandigheden wordt de Opdrachtovereenkomst ontbonden op de derde werkdag die volgt op de verzending van het aangetekend schrijven.

Bij de beëindiging van de Opdrachtovereenkomst zal elk van beide Partijen alle materiaal en bezittingen teruggeven die aan de andere Partij toebehoren en overgemaakt werden met het oog op de uitvoering van de Diensten.
Annuleren is kosteloos tot 4 weken voor aanvang van de Diensten. Bij annulering minder dan 4 weken voor aanvang van Diensten is er een annuleringskost van 50 % van de prijs voor de Diensten zoals vermeld in deze Opdrachtovereenkomst. Bij annulering minder dan 2 weken voor aanvang van Diensten is er een annuleringskost van 75 % van de prijs voor de Diensten zoals vermeld in deze Opdrachtovereenkomst. Bij annulering minder dan 1 week voor aanvang van Diensten is er een annuleringskost van 100 % van de prijs voor de Diensten zoals vermeld in deze Opdrachtovereenkomst.
Wijziging: indien er binnen 2 weken voor aanvang van bepaalde specifieke Diensten zoals een brainstormsessie of opleiding wijzigingen gevraagd worden aan de oorspronkelijk bepaalde Scope, dan worden deze in overleg tussen de Partijen opgenomen en wordt de eventuele impact op de prijs en/of uitvoeringstermijn besproken en, indien nodig, vastgelegd in een addendum aan de Opdrachtovereenkomst.

Artikel 8. Betwistingen

Bij betwistingen omtrent de verrichte Diensten en/of het gefactureerde bedrag, dient de Opdrachtgever newphase van het gebrek op de hoogte te brengen binnen de 8 dagen na ontvangst van de factuur, dan wel binnen de 8 dagen na vaststelling van het gebrek indien de Opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijze niet kon ontdekken binnen de 8 dagen na ontvangst van de factuur.
Indien het vastgestelde gebrek een gegronde klacht uitmaakt, heeft newphase de keuze tussen het aanpassen van het in rekening gebrachte factuurbedrag, het kosteloos verbeteren en/of opnieuw verrichten van de afgekeurde Diensten, of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de Diensten tegen een restitutie naar evenredigheid van de door Opdrachtgever reeds betaalde vergoedingen voor de diensten. Indien newphase niet conform het bovenstaande tijdig van een klacht op de hoogte wordt gebracht, vervallen alle rechten van de Opdrachtgever in verband met eventuele betwistingen.

Artikel 9. Confidentialiteit

De Partijen verbinden zich ertoe en maken zich sterk voor de personen die zij bij de uitvoering van de Opdrachtovereenkomst betrekken dat, zowel tijdens de duur van de Opdrachtovereenkomst als daarna, noch zijzelf, noch de personen die als aangestelde van de Partijen optreden, aan derden enige informatie zullen bekendmaken, gebruiken of verspreiden die niet tot het publiek domein behoort en waarvan zij kennis zouden hebben gekregen naar aanleiding van de contacten met de andere Partij en al diens stakeholders, tenzij een wettelijke verplichting tot bekendmaking zou bestaan.
Als confidentiële informatie wordt in het bijzonder beschouwd, zonder dat deze opsomming evenwel limitatief is: alle informatie die confidentieel is van aard, alle tekeningen, formules, specificaties, boeken, software, handleidingen, dagelijkse rapporten, notulen van vergaderingen, kasboeken en rekeningen, bedrijfs-, handels- en productiegeheimen, mondelinge of schriftelijke gegevens met betrekking tot de bedrijfsmethodes, -procédés, -technieken of uitrusting van de Partij, haar moederonderneming, dochtermaatschappijen of bijkantoren, de identiteit van klanten, leveranciers, distributeurs en dienstverleners van de Partij, haar moederonderneming, dochtermaatschappijen of bijkantoren en eventueel andere informatie met betrekking tot klanten, leveranciers, distributeurs en dienstverleners, ongeacht of de betrokken informatie al dan niet uitdrukkelijk door de andere Partij als confidentieel werd aangewezen.
Indien Partijen of de personen die zij bij de uitvoering van Diensten betrekken deze confidentialiteitsverplichting overtreden, zal de Overeenkomst onmiddellijk een einde nemen en is de overtredende Partij eraan gehouden de andere Partij een forfaitaire vergoeding te betalen van
€ 2.500, dit onverminderd het recht van de schadelijdende Partij om een hogere schadevergoeding te eisen in rechte, mits zij het bestaan en de omvang van de schade bewijst.

Artikel 10. Kennisgeving

Alle kennisgevingen in verband met een Opdrachtovereenkomst moeten schriftelijk en in het Nederlands, Frans of Engels gebeuren. Voor beide Partijen geldt dat een kennisgeving via e-mail geacht wordt geldig te zijn, met uitzondering van de bepalingen in deze Opdrachtovereenkomst die een aangetekend schrijven vereisen.

Artikel 11. Afdwingbaarheid

Elke bepaling van een overeenkomst die, al dan niet gedeeltelijk, nietig of niet afdwingbaar verklaard wordt, wordt beschouwd als losstaand van de rest van de Opdrachtovereenkomst, die verder geldig blijft.
Indien dergelijke bepaling de algehele Opdrachtovereenkomst onwerkbaar maakt, moet elke Partij inspanningen leveren om te goeder trouw een geldige vervangende bepaling te voorzien.

Artikel 12. Toepasselijk recht

Een Opdrachtovereenkomst wordt uitsluitend beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht.

Artikel 13. Bevoegde rechtbank

De rechtbanken van het arrondissement van Gent zijn uitsluitend bevoegd voor elk geschil rond de interpretatie, de uitvoering en/of de beëindiging van een Opdrachtovereenkomst.